16 estrategias de reducción de costos en la gestión de inventario

Entonces, su empresa está buscando reducir costos y se le ha pedido que contribuya reduciendo el costo de su inventario. Eso tiene sentido: el inventario es una de las áreas más intensivas en capital para cualquier negocio de productos.

Aquí explicamos cómo puede hacer esto con 16 estrategias de reducción de costos en la gestión de inventario que han demostrado reducir los costos de una empresa. 

1. Considere el inventario administrado por el proveedor

Una forma de ahorrar costos en el inventario es transferir la responsabilidad de su gestión a sus proveedores mediante un sistema VMI.

En un sistema VMI, el proveedor, generalmente un fabricante, es responsable de optimizar el nivel de inventario que tiene el distribuidor . Para lograr esto, el cliente comparte información sobre las ventas y las necesidades del producto con el proveedor, quien luego puede garantizar que se suministre la cantidad correcta de inventario.

VMI crea eficiencias en la cadena de suministro, ya que garantiza que los datos de las ventas sean una parte clave del sistema de gestión de inventario. También mejora la comunicación y la cooperación entre los involucrados en los diferentes pasos de la cadena de suministro.

Existen varios métodos para reducir los costos de inventario: lograr que sus proveedores administren los niveles de inventario por usted (VMI) es uno de ellos

2. Mejore la gestión de las relaciones con los proveedores

VMI es una forma en la que puede mejorar la cooperación entre los involucrados en la cadena de entrega, pero no es la única, y existen otros medios para mejorar estas relaciones y ahorrar costos.

Otra técnica que puede utilizar es auditar las relaciones existentes con los proveedores para asegurarse de que las transacciones se realicen de la forma más fluida posible , un método utilizado tanto por organizaciones empresariales como gubernamentales.

Este tipo de auditoría considera líneas de comunicación y entregas de productos. También puede ser útil utilizar KPI para sus proveedores más importantes; por ejemplo, se entregan los KPI para bienes y servicios, si llegan a tiempo y si cumplen con las expectativas de calidad. Los objetivos también se pueden desarrollar en torno a la gestión de la comunicación y las relaciones, asegurando que los problemas y preocupaciones se aborden de manera efectiva, adecuada y dentro de ciertos plazos.

El uso de esta estrategia mejora la eficiencia en la entrega de productos, libera capital y reduce los costos de almacenamiento. También puede reducir el tiempo de inactividad resultante de la entrega tardía de existencias.

3. Realice un análisis FSN

El análisis FSN se utiliza para categorizar productos como de movimiento rápido, de movimiento lento o sin movimiento. Los productos de 'movimiento rápido' son las existencias de inventario que tienen una rotación rápida, mientras que los artículos de 'movimiento lento' son lentos para cambiarse. Por último, los elementos "que no se mueven" son aquellos que no se utilizan durante el período de análisis.

La división del stock en estas tres categorías facilita la identificación de problemas y preocupaciones en torno al consumo, el uso y la cantidad almacenada. También se puede utilizar para configurar el almacenamiento para garantizar el almacenamiento más eficaz de los tres tipos de mercancías. Por ejemplo, los artículos que se mueven rápidamente deben guardarse en la parte más fácilmente accesible del almacén, mientras que las existencias que no se mueven pueden retirarse por completo.

El análisis de cómo se mueven sus existencias, utilizando FSN, por ejemplo, le brinda información sobre qué existencias se mueven y qué tan rápido, para que pueda diseñar su cadena de suministro en consecuencia.

4. Busque el envío directo de algunos de sus productos

Dropshipping es cuando una empresa acepta pedidos pero no tiene existencias para satisfacer esas ventas. En cambio, envía el pedido directamente a un fabricante u otro tipo de proveedor, que luego transporta el pedido directamente al cliente.

El envío directo de algunos o todos los productos de una empresa puede significar ahorros significativos en la gestión de inventario. El uso de este proceso incluso para algunos de sus productos ahorra costos de mano de obra, demandas de cumplimiento, espacio de almacenamiento y trabajo administrativo.

Al mismo tiempo, los beneficios permanecen, ya que el proveedor aún obtiene una ganancia del producto que se vende a través de sus sistemas en línea. Efectivamente, es como actuar como agente de ventas para una empresa que no se dedica a las ventas y el marketing por sí misma.

5. Establezca puntos de reorden para sus artículos comprados con más frecuencia

A medida que su negocio crece, puede resultar difícil realizar un seguimiento del momento y el nivel de existencias adecuados para reordenar más productos. Establecer puntos de reorden para los artículos comprados con más frecuencia puede ayudar a mejorar significativamente la eficiencia del inventario y ahorrar costos. También evita la necesidad de recurrir a existencias de seguridad.

Sin embargo, la forma en que se establecen los puntos de reorden puede marcar la diferencia en cuanto a si su estrategia tiene éxito o si tiene más problemas. Un cálculo común para encontrar el punto de pedido utiliza cifras para el uso diario promedio y el tiempo de entrega promedio:

• Punto de pedido = Promedio de uso diario x Promedio de tiempo de entrega en días + Stock de seguridad

Existe cierto margen de maniobra proporcionado por el stock de seguridad, que tiene su propia fórmula:

• Stock de seguridad = (Uso diario máximo x Plazo de entrega máximo en días) - (Uso diario promedio x Plazo de entrega promedio en días)

Una vez que se encuentra el punto de pedido correcto, se puede configurar en su sistema para que el proceso de pedido en curso sea más fluido.

Los cálculos para ratios como puntos de reorden, existencias de seguridad y EOQ son herramientas útiles para reducir los costos de inventario.

6. Calcule una cantidad económica de pedido (EOQ) para los artículos que compra con más frecuencia.

Otro cálculo inteligente que puede hacer es la cantidad económica de pedido (EOQ) para los artículos que compra con más frecuencia.

En esencia, esto le indica cuál es la cantidad más rentable que debe ordenar para que sus costos de mantenimiento y transporte estén equilibrados. Es importante tener en cuenta que el uso de una EOQ supone que la demanda continúa a un ritmo constante a lo largo del tiempo.

Si esto suena útil, la forma de calcular el EOQ de un producto es obtener cifras para la demanda en unidades, el costo del pedido y el costo de mantenimiento. Luego puede calcular el EOQ usando esta fórmula:

• Cantidad de orden económica = √ (2DS / H)

Aquí D es la demanda en unidades por año, S es el costo de pedido por pedido de compra y H es el costo de mantenimiento por unidad del producto por año.

El uso de este cálculo de manera continua para ordenar existencias le asegurará que puede satisfacer la demanda y, al mismo tiempo, minimizar los costos de mantenimiento.

7. Aplicar los principios de la fabricación Just in Time (JIT)

Este es para los fabricantes: cuando busca ahorrar costos en la gestión de inventario, puede aplicar la estrategia 'Just in Time' (JIT). Toyota ha utilizado este método de manera eficaz desde la década de 1970 para optimizar su línea de producción de automóviles .

Este sistema de gestión reúne los pedidos y los programas de producción. Funciona asegurando que los bienes se entreguen en un plazo que se alinea con la capacidad de producción. De esa manera, hay poco o ningún desperdicio de tiempo y mano de obra después de que se hayan entregado los materiales y componentes.

8. Busque proveedores adicionales para los mismos artículos

La exploración de nuevos proveedores a menudo se olvida como una forma de ahorrar dinero para su negocio. Es fácil seleccionar un proveedor para productos clave, luego configurarlo y olvidarlo siempre que el producto se siga entregando.

Sin embargo, puede ser muy valioso dar un paso atrás y reevaluar a los proveedores en el mercado. A menudo, los nuevos participantes, un entorno económico modificado o un sistema optimizado pueden ofrecer precios más bajos y ahorros fáciles. Además, puede haber una opción para negociar descuentos por volumen. Un poco de investigación de escritorio puede brindar un impulso fácil a los resultados de la empresa.

La simple estrategia de encontrar nuevos proveedores para los mismos productos a menudo se olvida, pero puede ser clave para ahorrar costos de inventario.

9. Agrupe artículos de movimiento lento con líneas más populares

La agrupación es una de las formas en las que puede ser creativo para cambiar el material que se mueve lentamente . Esta técnica implica empaquetar artículos de movimiento lento con aquellos que se venden más rápido para cambiarlos más rápidamente.

Puede utilizar el análisis FSN, mencionado anteriormente, para identificar qué productos pueden clasificarse como existencias de movimiento lento o inmóvil, y luego tomar medidas para cambiar los productos.

Por ejemplo, puede que valga la pena ejecutar una promoción que agrupe las existencias de movimiento lento con las de movimiento rápido. Una forma clásica de lograr esto es ofrecer el paquete de cerveza 'pick 6' que incluye uno o dos sabores menos populares.

10. Centralice las compras para evitar el efecto látigo

Un fenómeno común en la oferta es el 'efecto látigo', donde un pequeño cambio en la demanda en el extremo minorista puede tener un efecto progresivamente mayor en el resto de la cadena de distribución , muy parecido al movimiento de un látigo. En este escenario, los aumentos de la demanda se transmiten a lo largo de la cadena de suministro y el mayor impacto lo sienten los que se encuentran en el extremo más alejado: los proveedores de materias primas.

El impacto del efecto látigo es que los compradores a lo largo de la cadena de suministro compran existencias en exceso para hacer frente a las variaciones de la demanda en el sector minorista. Este efecto puede agravarse si el personal de compras individual hace pronósticos, redondea sus pedidos hacia arriba o hacia abajo, o compra existencias adicionales debido a los descuentos por volumen. El efecto general es el exceso de existencias, que son costosas de comprar y almacenar, y que incluso pueden estropearse.

Para evitar este efecto, es mejor que las compras estén centralizadas, lo que significa que el personal de compras tiene visibilidad de toda su operación para que puedan realizar un seguimiento cuidadoso de los niveles de inventario y mantener el suministro sin agotamiento o exceso de existencias. El uso de software de inventario especialmente diseñado ayudará con esto, al brindar visibilidad sobre los niveles de existencias y los datos en tiempo real para hacer pronósticos más precisos.

Centralizar sus compras ayuda a evitar el efecto látigo, el nombre de un fenómeno que hace que se compre un exceso de inventario en la cadena de suministro.

11. Utilice un 3PL

Trabajar con un socio de 3PL (logística de terceros) puede ser una excelente inversión , especialmente si la empresa es pequeña con mano de obra y capacidad de almacenamiento limitadas. Un socio logístico externo puede gestionar todas las necesidades de almacenamiento y logística, reduciendo enormemente la tensión en la fuerza laboral interna.

Bajo un modelo 3PL, la parte externa recibe el inventario y recibe los pedidos a medida que se realizan en los principales puntos de venta. Esto se puede hacer manualmente o mediante un sistema de notificación automatizado. Luego, el personal del 3PL se encarga de la selección y el embalaje de los productos y se encarga de su entrega.

Trabajar con un proveedor externo tendrá un costo inicial y será importante analizar el retorno de esta inversión de antemano. Si su empresa está comenzando a quedarse sin espacio o se encuentra abrumada con pedidos, podría ser valioso dar este paso.

12. Considere el valor del inventario en consignación.

El inventario de consignación es el proceso de mantener y vender el inventario en nombre de otra empresa. Por ejemplo, una empresa puede optar por colocar sus productos en una tienda minorista antes de cobrarle al minorista y esperar que la mayor visibilidad de los productos genere ventas. Si los productos se venden, se realiza el pago al proveedor original.

El beneficio de una exposición más amplia es una razón clave por la que se utiliza esta estrategia. Bajo este modelo, un proveedor puede ingresar a nuevos mercados o áreas sin la necesidad de invertir en manufactura local. Pero conlleva cierto riesgo dado que el producto se ha entregado en una tienda minorista sin que se haya recibido el pago por adelantado. Se basa en una buena relación entre el proveedor y el vendedor final, que puede resultar tensa si el producto no se vende como se esperaba.

Al considerar este modelo, es importante aclarar los detalles sobre cómo se alojará y exhibirá el producto en diferentes sitios, cuándo y cómo debe devolverse, y quién es responsable si el producto está dañado.

El inventario en consignación significa que puede vender productos al por menor antes de comprarlos a un proveedor, lo que tiene varios beneficios.

13. Establecer indicadores clave de rendimiento del inventario

Como regla general, establecer KPI en todos los aspectos de su negocio ayuda a mantener el impulso y garantizar la responsabilidad del desempeño y la entrega. Como tal, tiene sentido establecer KPI para la gestión de inventario.

Los KPI pueden considerar factores como la rotación, los costos, las relaciones con los proveedores y otras métricas. Al establecer objetivos realistas y hacer un seguimiento del desempeño de la empresa, puede ver qué es lo que puede necesitar mejoras.

Por ejemplo, puede establecer una meta para la rotación de artículos en stock. Si algunos están rezagados, será importante comprender por qué y qué se puede hacer al respecto. Aquí es cuando pueden entrar en juego otros métodos, como agrupar productos de movimiento lento con productos de movimiento rápido, una estrategia que discutimos anteriormente.

14. Considere la posibilidad de asociarse para realizar adquisiciones conjuntas

La adquisición, el proceso de encontrar y comprar bienes y servicios necesarios para administrar una empresa, puede ser una parte de la gestión de una empresa que requiere mucho tiempo. Puede haber ventajas al considerar la adquisición conjunta o unirse a una empresa similar para agilizar el proceso y beneficiarse potencialmente de las compras al por mayor.

Un ejemplo de contratación conjunta se puede encontrar en el Acuerdo de contratación conjunta (JPA) de la UE, establecido en 2014 para adquirir medicamentos para hacer frente a las pandemias . El objetivo de la JPA era garantizar que los tratamientos médicos pudieran suministrarse a los miembros de forma rentable y equitativa.

Por supuesto, el éxito de la contratación conjunta siempre dependerá de los detalles del acuerdo y la transparencia de las operaciones, incluidos factores como las finanzas y la flexibilidad para hacer frente a circunstancias imprevistas.

Establecer KPI es una forma importante de medir el rendimiento de su sistema de inventario y determinar qué procesos puede mejorar.

15. Investigar los servicios de cross docking

El cross docking es el sistema de transferencia de mercancías del transporte de entrada al transporte de salida con poco o ningún tiempo de almacenamiento. Es particularmente útil para empresas que tienen una rotación rápida o productos urgentes para entregar, industrias como comercio electrónico, alimentos y bebidas y productos farmacéuticos.

La capacidad de transferir mercancías rápidamente de una forma de transporte a otra a través de un centro de transporte especialmente diseñado acelera los tiempos de entrega y ahorra costos de almacenamiento y almacenamiento.

16. Invertir en software de gestión de inventarios en la nube

Una forma de ayudar a ahorrar en costos a largo plazo es empleando un software de administración de inventario en la nube. Esto no solo lo ayuda a rastrear su inventario fácilmente, sino que también lo ayudará con casi todas las estrategias de reducción de costos que hemos descrito anteriormente.

Los beneficios de utilizar software de inventario basado en la nube son numerosos para las pymes. A diferencia del software tradicional, requiere poca inversión inicial ya que paga la suscripción al servicio.

También es escalable a medida que su negocio crece y se contrae, lo que significa que no tiene que preocuparse por hacer cambios a medida que su negocio se desarrolla. El software de inventario SaaS también es más barato que los paquetes de software ERP completos, y las pymes a menudo encuentran que el ERP ofrece más funciones de las que necesitan.