Guía del Proceso de Compras en la empresa - Explicación completa

Cuando usted es el encargado de tomar las grandes decisiones sobre las compras que hará su empresa, es importante tener claro el proceso. Por eso hemos elaborado esta guía de compras.

En esta guía, conocerá las distintas fases del proceso de compra y los elementos clave que debe tener en cuenta para tomar decisiones acertadas para su empresa. También le daremos consejos sobre cómo mantenerse organizado y eficiente durante todo el proceso de compra.

Tanto si es la primera vez que compra como si es un profesional con experiencia, esperamos que esta guía le ayude a tomar decisiones inteligentes e informadas cuando se trate de los productos y servicios que su empresa necesita.

¿Qué es el proceso de compras?

Para comprar los suministros necesarios para la empresa, primero hay que entender qué es el proceso de compra. El proceso de compra es una serie de pasos que se dan para conseguir la mejor oferta de suministros para la empresa.

El primer paso en el proceso de compra es identificar lo que se necesita. Para ello, se puede elaborar una lista de los artículos necesarios o analizar las necesidades actuales de la empresa. Una vez identificados los artículos, el siguiente paso es encontrar un proveedor que pueda suministrarlos a buen precio.

El tercer paso es negociar con el proveedor para conseguir el mejor precio posible. Este paso puede ser difícil, pero es importante conseguir el mejor trato posible para que la empresa ahorre dinero. El cuarto paso es hacer el pedido al proveedor y esperar a que nos entregue los artículos.

El último paso es inspeccionar los artículos cuando llegan y asegurarse de que son lo que se pidió y de que están en buenas condiciones.

Fases de un proceso de compras satisfactorio

Las fases de un proceso de compras satisfactorio son:

1. Planeación
2. Ejecución
3. Seguimiento
4. Retroalimentación

En la fase de planificación, el equipo de compras analiza las necesidades de la empresa en cuanto a bienes y servicios se refiere, y establece un plan para satisfacerlas. La fase de ejecución es donde se llevan a cabo las compras en sí: se buscan proveedores, se negocian precios y se hacen pedidos. La fase de seguimiento consiste en verificar que los productos recibidos cumplan con las especificaciones requeridas, y que el pago se realice correctamente. Por último, en la fase de retroalimentación se analizan los resultados del proceso de compras para mejorarlo en el futuro.

Elementos de un ciclo de compras

Hay varios elementos clave que son esenciales para el éxito de cualquier proceso de compra. Echemos un vistazo a cada uno de ellos:

1. Evaluación de las necesidades: El primer paso consiste en identificar y evaluar las necesidades de la empresa. Esto significa comprender qué productos o servicios se necesitan y también qué niveles de calidad y precios se desean.
2. Identificación de proveedores: Una vez evaluadas las necesidades, el siguiente paso es identificar a los posibles proveedores. Esto implica investigar el mercado para encontrar empresas que puedan suministrar los productos o servicios deseados al precio y con el nivel de calidad adecuados.
3. Solicitud de presupuesto: Una vez identificados los proveedores potenciales, el siguiente paso es solicitarles presupuestos. Esto da a los proveedores la oportunidad de presentar su mejor oferta y permite a la empresa comparar precios y niveles de calidad antes de tomar una decisión.
4. Evaluación y selección: Tras recibir las ofertas de los proveedores, la empresa debe evaluar y seleccionar la mejor. Esto implica comparar las ofertas y revisar las capacidades de los proveedores para asegurarse de que satisfacen las necesidades de la empresa.
5. Negociación del contrato: Una vez seleccionado el proveedor, el siguiente paso es negociar un contrato con él. En este documento se describirán los productos o servicios concretos que se suministrarán, así como los precios, las condiciones de entrega y otros detalles importantes.
6. Ejecución: Una vez formalizado el contrato, es hora de ponerlo en práctica. Esto implica trabajar con el proveedor para asegurarse de que entiende los requisitos específicos de la empresa y de que es capaz de cumplir lo acordado en el contrato.

Estrategias y Conceptos Clave para Implementar Eficientemente el Proceso de Compras

Después de entender qué es el proceso de compras y qué fases debe contener, es hora de implementarlo correctamente en tu empresa.

Primero, asegúrate de que todos los involucrados en el proceso sean conscientes del mismo. Esto significa que el equipo financiero, los departamentos jurídicos y las áreas de marketing necesitan conocer los pasos para lograr una implementación exitosa.

Además, asegúrate de implementar un sistema informático altamente sofisticado para gestionar todos los datos relacionados con el proceso. Esto le ayudará a minimizar la falsificación, mejorar la seguridad y enviar notificaciones automatizadas sobre el estado de las compras.

Finalmente, comunica claramente con tus proveedores. Al mantener una buena relación con ellos y ser claro sobre la forma en que deseas que sea el proceso, podrás lograr un resultado mucho mejor para tu empresa.

Soluciones Online para Automatizar el Proceso de Adquisición

Ahora que conoces los elementos clave de tu proceso de compras, la pregunta es: ¿hay una solución para facilitar la administración y ejecución de las fases?

En resumen, sí. Al implementar un sistema online para gestionar el proceso de compra, podrás mejorar la eficiencia operacional y reducir los costes. Estas soluciones te permiten implementar la automatización en tus procesos comerciales y administrativos, incluido el registro y seguimiento de pedidos, gestión de proveedores, administración financiera e incluso aprobaciones electrónicas.

Además, este tipo de herramientas suelen tener funciones como análisis avanzados, informes en tiempo real y configuraciones flexibles para adaptarse a tu negocio; lo cual te permitirá optimizar tu proceso de adquisición desde su concepción hasta su finalización.

Consejos para un Sistema de Compras Óptimo en la Empresa

Para implantar un Sistema de Compras óptimo en la empresa, hay algunos consejos que se recomiendan tomar en cuenta. En primer lugar, hay que asegurar que el equipo de compras conozca tanto el mercado como los productos, para poder optimizar los tiempos y los precios. También es importante hacer un análisis de precios y de proveedores, para asegurarse de estar comprando al mejor precio.

Además, es importante contar con una base de datos centralizada con todos los proveedores y productos para poder ver todos los detalles en un mismo sitio. Esto ayuda a simplificar la búsqueda y el seguimiento de los pedidos en curso. Por último, se recomienda automatizar procesos como las facturas y los pagos para hacer el proceso más eficiente.

Siguiendo estas recomendaciones, es posible tener el Sistema de Compras óptimo que le permita a la empresa optimizar sus procesos y obtener grandes beneficios.

Conclusion

Cuando se trata de tomar las mejores decisiones de compra para su empresa, es importante contar con un proceso claro. Esta guía le guiará a través de las distintas fases del proceso de compra y lo que debe tener en cuenta en cada una de ellas.