¿Qué es una RFP y cual es su significado? Sigue leyendo y descubre todo acerca de qué es una Request For Proposal.
Significado de RFP
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento formal que una organización utiliza cuando quiere comprar un producto o servicio. Una empresa publica la RFP que incluye una explicación detallada de lo que desea y por qué, y la utiliza para solicitar ofertas e identificar al mejor socio para desarrollar el producto. Es un proceso competitivo en el que varias empresas pueden presentar propuestas.
La RFP describe lo que su organización está buscando y cómo evaluará las propuestas. Por lo general, incluye información en las siguientes categorías:
- Técnico: Describa los objetivos comerciales del proyecto y detalles sobre el alcance del proyecto, incluido el desarrollo, los estándares, los resultados y los entregables.
- Administrativo: proporcione información sobre la empresa que emite la RFP, incluidos su historial, organización y operaciones.
- Financiero: resuma información sobre el plan de negocios, los datos financieros y el análisis de riesgos de la empresa.
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Razones para emitir una solicitud de propuesta
El proceso de RFP es minucioso y requiere mucho tiempo. Cuando hay fondos disponibles para iniciativas importantes u objetivos comerciales, las empresas invierten los recursos para desarrollar, redactar y emitir una RFP. El documento hace una declaración sobre quién es usted como empresa y hacia dónde quiere dirigirse. Es especialmente útil si, como empresa, está buscando la mejor manera de crear un producto o servicio que no existe actualmente.
Por definición, usa una RFP cuando desea comprar un producto, pero también la usa para anunciar que, a través de este proceso competitivo, desea encontrar el socio adecuado. También crea una RFP para fomentar un proceso abierto y transparente para encontrar la mejor solución. Demuestra que se toma en serio su negocio y espera que los socios potenciales le ofrezcan soluciones bien pensadas.
"Las pequeñas empresas y las organizaciones sin fines de lucro en casi todas las industrias de servicios buscan obtener contratos de varios años con agencias gubernamentales federales, estatales y locales", dice Steven Josephs, fundador y redactor principal de propuestas de RFP Firm . "Estas organizaciones buscan contratos prospectivos en los que tengan las calificaciones y la experiencia necesarias para cumplir con el alcance del trabajo y los requisitos de cumplimiento y desempeño pasados especificados en la RFP".
¿Cómo funciona una solicitud de propuesta?
Una RFP describe los detalles del proyecto o servicio. La emisión de una RFP anuncia que está buscando una amplia gama de proveedores para brindar sus mejores ideas, soluciones y precios en un proceso de licitación. La RFP se crea y distribuye al principio del ciclo de desarrollo del producto porque desea que los postores demuestren cómo implementarán su proyecto. Las respuestas ofrecerán información sobre la viabilidad del proyecto para su negocio y lo ayudarán a evaluar la necesidad de la iniciativa.
Cuando una empresa emite una RFP, toma el control del proceso de venta en un sistema conocido como ventas complejas (o ventas empresariales ). Este sistema es típico cuando hay un ciclo de ventas largo que involucra a múltiples partes interesadas. Por definición, una RFP requiere una propuesta de los proveedores, por lo que puede controlar quién será su socio.
La RFP puede revelar su estrategia comercial y de negociación. ¿Está buscando un proveedor único que pueda ofrecer una solución a su proyecto, o prefiere un socio a largo plazo en una gama de productos que surgirían de este proyecto inicial? La RFP también puede revelar si hay proveedores existentes que hayan desarrollado trabajos para usted en el pasado y que ya tengan la experiencia requerida para este proyecto.
Cada empresa que responda seguirá tus especificaciones para que puedas comparar y evaluar las propuestas directamente. Una RFP asegura que tendrá un conjunto de respuestas claramente definidas que se ajustan al alcance del proyecto y que puede evaluar de manera imparcial y sin prejuicios. Además, le ayuda a identificar si las empresas que responden a su RFP pueden realmente hacer el trabajo.
Los pasos del proceso de solicitud de propuestas estándar
El proceso de RFP no comienza con la redacción del documento real. Debe comenzar por comprender lo que desea y cómo encaja en su estrategia comercial. Identifique los tipos de soluciones y socios que podría considerar, el alcance real del trabajo y quiénes participarán en la revisión de los envíos, la negociación con el proveedor y el seguimiento del proceso de implementación. Este gráfico muestra los pasos del proceso de RFP.
Planificación de proyectos
La primera fase de la creación de una RFP es identificar lo que desea, lo que necesita y lo que se puede lograr. Empiece por hacer estas preguntas:
- ¿Cuáles son los requisitos para su proyecto y qué otras opciones sería bueno tener?
- ¿Cuáles son los límites y el alcance de este proyecto o solución?
- ¿Cómo se alinea este proyecto con las metas, la estrategia y los objetivos generales a corto y largo plazo de su empresa?
- ¿Tiene un proveedor preferido en mente? ¿Qué tan abierto será el proceso de envío?
- ¿Cuál es el presupuesto y el cronograma de este proyecto?
En esta fase, identifique y entreviste a las partes interesadas y asesores del proyecto. También considere quién revisará las presentaciones de RFP y quién será parte de los procesos de licitación y selección. También debe establecer el proceso de selección y los criterios de puntuación, lo que incluye determinar los factores decisivos a medida que revisa las presentaciones y elige un ganador.
Una vez que haya identificado las partes interesadas clave, los objetivos y los productos finales, estará listo para incluir estos detalles en la RFP escrita.
¿Cómo redactar una RFP?
Todas las RFP cubren información clave sobre el producto o servicio que está buscando y el proceso que utilizará para encontrar el mejor proveedor. Los detalles a incluir varían según la industria; algunos pueden requerir un proceso más formal y deliberado. Tenga en cuenta que existe alguna variación en el proceso de solicitud de propuestas entre los sectores público y privado.
Todas las RFP deben estar claramente organizadas e incluir información para que las personas sepan cómo ofertar. Estos son los elementos comunes a una RFP en cualquier línea de negocio:
- Introducción: una descripción general del proyecto, lo que espera lograr junto con los puntos clave, los entregables, el plazo y cómo responder.
- Declaración de propósito: esta sección explica por qué su organización necesita este proyecto y cómo aborda sus necesidades comerciales. También describe los objetivos del proyecto.
- Información de antecedentes: Describa la misión de su organización y cómo este proyecto encaja con sus objetivos generales. Describa la estructura, las fortalezas y las debilidades de su organización para brindarles a los proveedores una idea de cómo interactuarán con usted durante el proyecto. Utilice esta sección para describir la audiencia (y su tamaño) de su producto o servicio. Incluya datos demográficos de los clientes y otros datos que ayudarán a los proveedores a comprender el alcance del proyecto.
- Alcance del trabajo: especifique los requisitos del proyecto, el trabajo que debe realizar el proveedor y los resultados y entregables. Incluya una lista detallada de características y responsabilidades, en lugar de agrupar el trabajo en un resumen general. Sea específico con sus estándares de resultados y desempeño y cómo monitoreará el proceso e implementará cualquier acción de corrección . La creación de una lista detallada lo ayudará a calificar las respuestas a medida que ingresan, para que pueda identificar quién satisfará sus necesidades. También lo ayudará a obtener estimaciones precisas para el trabajo. Debido a que esto guiará el desarrollo del proyecto, es fundamental que esto quede claro. En esta sección, desea escuchar las ideas de los proveedores para cumplir con la RFP, así que proporcione tanta orientación como sea posible.
- Presupuesto: ya sea que tenga una cantidad fija en dólares o un rango para gastar, sea directo en su RFP para que los licitadores sepan si desean invertir su tiempo en responder al documento. El presupuesto y las respuestas lo ayudarán a priorizar las funciones y lo ayudarán a comparar soluciones sobre cómo las empresas pueden lograr lo que desea dentro del rango de precios que ha identificado.
- Programación del proyecto: si bien es posible que no sepa exactamente cuánto tiempo tomará el proyecto, desea delinear una línea de tiempo para que el proyecto no se prolongue. Proporcionar limitaciones de tiempo también les permite a los proveedores saber cuántos recursos tendrían que poner en el proyecto para completarlo, o si está más allá de su capacidad para cumplir.
- Términos y condiciones del contrato: describa la duración del contrato y las opciones de renovación. Explique cómo pagará al proveedor ganador y en qué plazo. Explique si tiene incentivos para completar el trabajo antes de lo previsto o sanciones si el proyecto se retrasa. Esta información será beneficiosa cuando negocie el contrato final.
- Cronograma de RFP y proceso de revisión: describa el proceso para recibir ofertas. Identifique la fecha límite de envío y el cronograma que ha trazado para responder preguntas, revisar ofertas, notificar a los finalistas y comenzar a trabajar. Explique cómo se revisarán las presentaciones, quién las examinará y qué criterios utilizará para calificar las respuestas. Si los proveedores se toman el tiempo para ofertar por su proyecto, usted les debe la cortesía de saber cómo serán evaluados y cuándo recibirán noticias suyas.
- Punto de contacto: Preferiblemente, enumere solo una persona que responda preguntas (o encuentre las respuestas). Esta persona también puede ser el coordinador entre los proveedores y el equipo del proyecto.
- Cuestionario para proveedores: ya ha preguntado cómo completará el trabajo un proveedor. También desea conocer la empresa del proveedor, su organización, prácticas y capacidad para realizar el trabajo. También es mejor pedir algunas referencias, para que sepa más sobre su capacidad para trabajar con usted en función de sus experiencias con otros clientes. Si tienen casos de uso para proyectos similares, pídales que los incluyan aquí.
- Requisitos para las propuestas: especifique cómo desea que los proveedores le entreguen las propuestas. Asegúrese de incluir todos los documentos de respaldo que desee revisar. ¿Quiere varias copias de la propuesta? ¿Deberían enviarse por correo electrónico o proporcionarse en otro formato digital? ¿Tiene un esquema específico que seguir o un conjunto de preguntas que desea que respondan?
Emitir la RFP
Si tiene una lista de proveedores preferidos, puede enviarles la RFP. Su red profesional puede ayudarlo a encontrar proveedores adicionales. Pregúnteles a otras personas con las que ha trabajado acerca de las empresas que podrían ser compatibles con este proyecto. Si ha visto proyectos similares completados, investigue un poco y averigüe quién realizó ese trabajo, ya que esa empresa también puede estar interesada en su proyecto. O, si está buscando un enfoque único para sus necesidades comerciales, realice una investigación en línea para encontrar posibles proveedores adicionales. Es posible que desee publicar la RFP en su sitio web para obtener una revisión y una respuesta más amplias.
Revisión de propuestas y adjudicación del contrato
El equipo de selección revisará las propuestas. Asegúrese de incluir a las partes interesadas clave en este proceso, ya sea como revisores de primera mano o comunicando el progreso para asegurarse de que el proyecto sigue en marcha. Algunas empresas encuentran útil tener una hoja de cálculo que ayude a calificar las ofertas asignando valores de puntos a cada sección de la respuesta a la RFP. Independientemente, está evaluando qué proveedor puede hacer mejor el trabajo.
Dependiendo del alcance del proyecto, es posible que desee una ronda posterior de entrevistas telefónicas o en persona con sus finalistas. Trabajará en asociación con la empresa que gane el contrato, por lo que la reunión puede ayudar a garantizar que trabajen bien juntos. La reunión también es una oportunidad para hacer preguntas finales o asegurarse de que el proyecto sea claro para todos, eliminando cualquier suposición sobre el trabajo. Durante esta evaluación de los finalistas, haga su tarea: investigue los antecedentes de los proveedores y verifique sus referencias.
Una vez que tenga una idea acerca de los finalistas y se sienta cómodo trabajando con más de uno de ellos, también puede considerar solicitar una segunda ronda de respuestas con su Mejor Oferta Final (BAFO) . Este paso en el proceso de RFP asegurará que comprenda las propuestas, minimizará el riesgo de falla del proyecto y probablemente reducirá el costo final de la oferta. Cualquier cambio en este punto se considera la mejor oferta final revisada (BARFO) . Mientras negocia en esta fase, se está preparando para el trabajo final de nombrar y negociar un contrato con el ganador.
Después de adjudicar el contrato a la empresa con la mejor solución, también debe notificar a las empresas que no eligió. Es posible que desee hacer negocios con ellos en el futuro. Dígales lo que le gustó de su propuesta. Toda empresa merece la cortesía de una respuesta.
Negociación y firma del contrato
Si ha preparado minuciosamente su solicitud de propuesta, las negociaciones del contrato deberían ser muy sencillas. Desde el principio, sabe lo que necesita su empresa y lo que quiere del proveedor con la oferta ganadora. Sin embargo, probablemente deba negociar los detalles y firmar un contrato que garantice el éxito del proyecto. Los términos del contrato final deben cubrir lo siguiente:
- Deberes y derechos de cada parte: Sea específico sobre lo que espera que el proveedor brinde y cómo trabajarán juntos. Incluya el manejo de disputas, especialmente si uno de ustedes quiere terminar el acuerdo.
- Calendario y fechas límite del proyecto: identifique la fecha de finalización del trabajo, los hitos que la empresa debe cumplir durante el desarrollo, el proceso de informes y comentarios, y cualquier otra cosa que ayude a mantener el proyecto en marcha.
- Entregables: a lo largo del proceso de RFP probablemente haya ajustado las expectativas. Enumere las características y funcionalidades que espera del proveedor y que ha acordado durante el proceso de negociación.
- Pagos, incentivos y multas: describa el calendario de pagos y el proceso de facturación. Si ofrece incentivos por hacer el trabajo antes, oa un costo menor, explique la recompensa y cuándo y cómo se otorgará. También puede incluir multas por trabajos retrasados o que se excedan del presupuesto. Todos estos términos deben quedar claros en el contrato.
- Términos y condiciones contractuales: explique cuánto tiempo es válido el contrato, si puede renegociarse o renovarse y las condiciones bajo las cuales cualquiera de las partes puede rescindir el contrato.
- Cláusula de confidencialidad: esta cláusula (también denominada Acuerdo de confidencialidad o NDA) se utiliza en una variedad de contratos, por lo general, para que usted y su socio puedan compartir la propiedad intelectual necesaria para el proyecto. Deja en claro qué información es pública y qué está protegida.