Procesamiento de pedidos: ¿Qué es y cómo se optimiza?

El Procesamiento de pedidos es uno de los flujos de trabajo más importantes en cualquier negocio que vende mercancías.

Hágalo bien y reducirá costos y deleitará a los clientes. Hágalo mal y, desafortunadamente, lo contrario tiende a aplicarse.

Entonces, ¿qué es el procesamiento de pedidos, cómo funciona y por qué debería optimizarlo?

Lo guiamos a través de las respuestas a estas preguntas.

¿Qué es el procesamiento de pedidos?

El procesamiento de pedidos, también conocido como gestión de pedidos, es el flujo de pasos desde la compra del cliente hasta la entrega del producto. Detalla cada fase del proceso de compra y cumplimiento de pedidos, incluidas las transacciones financieras, la preparación de pedidos y la logística.

Esta secuencia a menudo se representa mediante un diagrama de flujo. Idealmente, una empresa logrará un proceso fluido que cubra estos pasos y garantice la satisfacción del cliente a través de menos posibilidades de errores, un tiempo de entrega más rápido y menos dinero desperdiciado en tareas ineficientes.

El procesamiento de pedidos implica una serie de procesos que toman un pedido desde que el cliente realiza una compra hasta la entrega y facturación.

¿Qué es el software o sistema de procesamiento de pedidos?

Si bien el procesamiento de pedidos se puede realizar manualmente con lápiz y papel, a medida que una empresa crece, también disminuye su complejidad y la viabilidad de ese método. Ahí es donde el software o sistema de procesamiento de pedidos muestra su valor: puede minimizar el error humano y garantizar la satisfacción del cliente, independientemente del tamaño de la operación.

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El software de procesamiento de pedidos almacena y comparte datos sobre pedidos, verifica la disponibilidad de existencias y realiza un seguimiento de la entrega de los pedidos, todo lo cual puede ayudar a garantizar que los pedidos se llenen con precisión y a tiempo. Esto es importante porque la precisión y la confiabilidad aumentan la satisfacción del cliente y la satisfacción del cliente genera más ventas. Un sistema de gestión de pedidos (OMS) se puede integrar con otro sistema, como facturación y contabilidad, para combinar el procesamiento de pedidos y todas las tareas relacionadas en una plataforma centralizada.

Conclusiones clave

• El procesamiento de pedidos es un componente clave del cumplimiento de pedidos, y los flujos de trabajo de procesamiento de pedidos eficientes pueden ayudar a mantener a los clientes satisfechos.
• Este flujo de trabajo incluye la selección de inventario, la clasificación de artículos, el embalaje de pedidos y su envío.
• El software de procesamiento de pedidos puede brindar importantes beneficios para una empresa, ya que ayuda a automatizar los procesos del almacén, mejora la precisión y reduce el tiempo que lleva cumplir los pedidos.

¿Cómo hacer un procesamiento de pedido?

Los pasos básicos del procesamiento de pedidos suelen ser:

• Recibe el pedido
• Generar una orden de venta
• Picking, clasificación y empaque
• Transporte
• Facturación

Un diagrama de flujo de gestión de pedidos le brinda una vista de arriba hacia abajo de cada paso en su canalización de órdenes de venta y puede usarse para explorar ineficiencias en sus procesos de órdenes de venta.

¿Qué es el coste de pedidos?

El coste de pedudos se refiere a aquellos gastos que se inputan al momento de realizar una solicitud de compra por parte de una empresa.

Ejemplo de un flujo de proceso de pedidos de cliente típico

Aquí desglosamos los pasos individuales en un flujo de trabajo típico del proceso de pedido , desde la recepción de un pedido hasta la facturación.

Paso 1: recibe el pedido

El primer paso en cualquier proceso de pedido de cliente es la recepción del pedido. El cliente inicia su orden de compra a través de la plataforma de su elección, ya sea por teléfono, en línea o a través de su aplicación móvil; hablaremos más sobre los procesos multicanal a continuación.

Los pedidos de venta deben incluir:

• Productos solicitados
• Cantidades
• Detalles de envío

Si su empresa tiene varios almacenes o centros logísticos, los detalles de envío son importantes; le ayudarán a decidir a cuál de sus almacenes enviará el pedido.

Paso 2 en el procesamiento de pedidos : generar una orden de venta

Para algunas empresas, la generación de un pedido de cliente se incluye automáticamente en el Paso 1, por lo que, efectivamente, todo es un proceso.

Para que esto sea un paso único en el proceso de pedidos, sus niveles de existencias deben mantenerse actualizados y mantenerse electrónicamente en una base de datos central que está integrada con su sistema de pedidos, también conocido como sistema de gestión de pedidos (OMS).

Cuando su sistema de pedidos de cliente determina que su empresa tiene los productos correctos en stock, genera su propio pedido de cliente y pasa los detalles a los gerentes de almacén relevantes.

Cualquier empresa que no utilice un sistema automatizado tiene que hacerlo manualmente; en otras palabras, un miembro del personal recibe la orden de compra, verifica las existencias y luego genera una orden de venta.

Las empresas que utilizan software para administrar sus pedidos pueden combinar la recepción de pedidos con la generación de su pedido, lo que elimina parte de la molestia del proceso.

Paso 3: Picking, clasificación y empaque

Cuando se ha emitido y confirmado un pedido, el personal del almacén debe completar las fases de selección, clasificación y embalaje:

• Picking : el personal del almacén selecciona los artículos del cliente para poder clasificarlos y entregarlos. Aquí se pueden utilizar códigos de barras y escáneres para acelerar la entrada de datos, lo que permite al personal del almacén informar al sistema de gestión de inventario que se ha sacado un artículo en particular del estante. Algunas empresas, como Amazon, utilizan cada vez más robots para automatizar el proceso de selección.
• Clasificación : los productos seleccionados se organizan por ubicación de compra y entrega. El picking se realiza a menudo en lotes o zonas, donde se recogen varios pedidos de clientes al mismo tiempo desde una ubicación en el almacén. En la fase de clasificación, estos productos se separan en pedidos individuales de clientes.
• Embalaje: Finalmente, los pedidos se empaquetan en contenedores apropiados, sellados y etiquetados para su envío.

¿Qué pasa si no hay suficiente stock?

Si no hay suficiente stock para cumplir con un pedido, deberá generar un nuevo pedido de compra para uno de sus proveedores.

Aquí es donde resulta útil un sistema de gestión de inventario que genera automáticamente una nueva orden de compra. En otras palabras, el sistema detecta que no hay suficientes existencias y genera una orden de compra con los proveedores por sí solo, actualizando la computadora y el cliente según sea necesario.

Paso 4: envío

El paso de envío es donde los productos salientes finalmente se transfieren a un socio logístico aprobado que luego entregará el producto al cliente. Dependiendo de lo que sea más rentable o de lo que prefiera el cliente, los productos comprados pueden enviarse individualmente o al por mayor.

Recoger todo en un envío a veces puede aumentar los tiempos de entrega, ya que puede llevar más tiempo recoger y clasificar algunos productos que otros, por ejemplo, cuando el stock no está disponible de inmediato. Por otro lado, el envío de envíos parciales puede aumentar los costos de envío y es más complejo de administrar.

Varias empresas pueden estar involucradas en esta fase. Su empresa podría utilizar un socio logístico para llevar sus productos a un centro de distribución, desde donde un mensajero entrega los productos a su cliente. Alternativamente, una sola empresa de transporte podría entregar sus mercancías durante todo el trayecto.

El envío es uno de los últimos pasos en el proceso de la orden de venta, y para ello puede utilizar un socio logístico o una empresa de transporte.

Paso 5: facturación

Si el pago no se manejó al final de las ventas de la tubería, se deberá generar una factura para que su empresa reciba el pago.

Se puede utilizar un sistema básico donde la factura se basa en papel y se envía por correo con el paquete en sí. O la factura puede generarse electrónicamente y enviarse por correo electrónico al cliente.

Dependiendo de los sistemas de contabilidad que esté utilizando, es posible que también pueda utilizar una factura electrónica con opciones de pago integradas en la propia factura, como un botón Pagar ahora que está vinculado tanto a su plataforma de contabilidad como a la del cliente.

Por qué es importante la gestión de pedidos multicanal

La mayoría de los compradores hoy en día, incluso en el espacio B2B, quieren la opción de comprar en línea, lo que significa que necesitará una estrategia multicanal u omnicanal si desea mejorar su proceso de pedido.

'Omnicanal' significa que su empresa vende a través de múltiples plataformas y dispositivos, y cada uno de ellos está integrado en un sistema. "Multicanal" se refiere a la venta en diferentes plataformas, pero sus sistemas son independientes.

Los clientes buscan cada vez más realizar compras en línea, razón por la cual una estrategia multicanal es tan importante. Los números cuentan la historia:

¿Qué significa esto para mi sistema de procesamiento de pedidos?

Cualquier empresa que busque optimizar su flujo de procesamiento de pedidos de venta deberá pensar más allá de las ventas tradicionales en una estrategia multicanal o, incluso mejor, omnicanal.

Para optimizar estas estrategias, la automatización es clave, y buscará invertir en un sistema de gestión de pedidos e inventario que pueda eliminar los pasos manuales que requieren mucho tiempo, como verificar los niveles de existencias, ingresar datos en hojas de cálculo, producir facturas desde cero o una plantilla. , y más.

Cuando cada uno de estos procesos se automatiza, se vuelven instantáneos, lo que significa que el personal puede estar ocupado con más tareas de valor agregado.

La automatización de los procedimiento de pedidos elimina las tareas tediosas y que consumen mucho tiempo para el personal, y elimina el riesgo de errores humanos.

Los beneficios de optimizar el flujo del gestión de pedidos

El proceso de pedido de cliente implica una serie de pasos muy importantes y, a veces, complejos, por lo que cualquier grado de optimización puede tener enormes beneficios, que incluyen:

• Menos errores : la automatización de elementos como la entrada de datos significa que hay menos posibilidades de errores humanos, como errores tipográficos o colocar decimales en el lugar equivocado. También reduce la posibilidad de que los artículos incorrectos se coloquen en el envío incorrecto o se pierdan por completo.
• Cumplimiento de pedidos más rápido : al optimizar cada fase de este proceso, lo hace más rápido. Eso significa que recogerá y enviará los pedidos de los clientes más rápidamente, lo que reduce los costos y deleita a los clientes.
• Costos más bajos : como se mencionó, el cumplimiento más rápido reduce los costos. Pero va más allá de eso: hay menos posibilidades de que se cometan errores, por lo que hay menos costos relacionados con devoluciones y reenvíos.
• La complejidad es más fácil de administrar : con un proceso optimizado, especialmente uno digital o automatizado, puede ser más fácil administrar pedidos más complejos, como envíos parciales. Esto se debe a que los cálculos, la entrada de datos y la gestión de pedidos se realizan en su nombre. Sus equipos pueden continuar con lo que hacen mejor, mientras que el sistema realiza un seguimiento de otras tareas, como enviar recordatorios o enviar el segundo o tercer lote en un envío parcial cuando llega el stock.

5 formas de optimizar el procesamiento de pedidos

1. Audite su sistema actual

Para optimizar sus procesos, deberá comenzar con una auditoría. Este puede ser un ejercicio revelador, y no sabrá adónde debe ir si no sabe dónde se encuentra ahora. Si no puede capturar los datos que necesita para esto, ese es el primer punto que deberá abordar.

El primer paso es trazar un diagrama de flujo de su proceso actual de pedidos, describir cada paso y preguntarse: ¿Quién o qué está involucrado? ¿Cuánto tiempo se tarda?

A partir de esto, puede resolver las partes más complejas o más lentas de su canalización; primero buscará optimizarlas.

Auditar la forma en que lleva a cabo el proceso de su pedido de cliente es el primer paso para mejorarlo.

2. Automatizar

La automatización consiste en realizar trabajos tediosos y repetitivos y dejar que una computadora los haga más rápido y con mayor precisión, para que el personal pueda concentrarse en tareas más significativas.

Para el procesamiento de pedidos, podría pensar en automatizar estas acciones:

• Recibir órdenes de compra y verificar los niveles de inventario.
• Aumento de pedidos de venta si se confirma el inventario
• Envío de órdenes de compra a proveedores si se requieren nuevas existencias.
• Recaudación de una factura de venta para imprimirla o enviarla por correo electrónico al cliente
• Envío de solicitudes de picking al gerente de almacén correspondiente.
• Actualización de los niveles de existencias en función de los artículos que se retiran de los estantes y se escanean
• Organizar recolecciones y estimar los costos de envío
• Comunicarse con el cliente en los pasos clave del proceso o cuando hay un retraso

Entonces, ¿cómo se hace para automatizar estos procesos?

Para administrar estos pasos, deberá utilizar un software de administración de pedidos que esté integrado con su sistema de administración de inventario. Entre estos dos sistemas, puede gestionar el proceso , el recuento de existencias y las solicitudes de los proveedores.

Si es necesario, estos dos a su vez pueden conectarse a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) más amplio para conectarse con más aplicaciones, como las de contabilidad, bases de datos de ventas, plataformas CMS, etc.

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3. Invertir en software de gestión de inventario

La gestión de inventario es clave para optimizar casi toda la primera mitad del flujo de trabajo de la orden de venta.

Si no sabe qué existencias tiene en un momento dado, o no puede actualizar esta información en tiempo real, siempre correrá el riesgo de desabastecerse inesperadamente, o de exceder las existencias de productos que luego no puede vender.

El software de gestión de inventario está diseñado para cubrir esto y más. Le permite realizar un seguimiento y administrar sus existencias, e incluso generar informes de inteligencia empresarial para que pueda ver qué es rentable en su negocio y qué no.

El software de gestión de inventario se ocupa de algunos de los procesos centrales involucrados en las órdenes de venta y, por lo tanto, es una parte esencial de cualquier sistema de software de órdenes de venta.

4. Analice la previsión de la demanda

La previsión de la demanda se basa en la gestión de inventario mediante el uso de una variedad de datos para predecir la demanda futura. Factores como datos históricos de ventas, factores estacionales y sus propios pronósticos se combinan para ayudar al sistema a calcular cuándo los consumidores van a querer productos en particular y en qué cantidad.

A partir de ahí, puede asegurarse de tener existencias en el lugar correcto, en la cantidad correcta, en el momento adecuado, lo que significa menos riesgo de que se quede sin existencias debido a una demanda inesperada o de que también realice un pedido. mucho stock cuando la demanda va a caer.

5. Aprenda a gestionar la logística inversa

Cuando haya optimizado cada elemento de su proceso de pedido de ventas, todavía queda una parte de su sistema: la cadena de suministro inversa.

La logística inversa es el término para cuando los bienes vuelven a la cadena de suministro, desde el cliente hasta el proveedor o el fabricante. Las devoluciones de clientes son un ejemplo común, pero los bienes no vendidos, los bienes al final de su vida útil, los alquileres devueltos y las fallas en la entrega pueden ser razones para que los bienes suban por la cadena de suministro en la dirección inversa.

Si su empresa no está preparada para procesar los productos devueltos de manera rápida y eficiente, puede generar algunos de los mismos problemas que ya ha trabajado arduamente para mitigar, como un procesamiento lento, errores humanos, costos en espiral y clientes insatisfechos.