¿Quieres aprender sobre qué son las RFQ (Solicitud de Cotización) y cómo hacerlas en tu empresa? Entonces este es tu blog.
En el siguiente artículo te contamos todo acerca de este tipo de solicitudes que se realizan los equipos de Compras hacia proveedores.
A continuación te contamos el significado de este concepto tan importante para los compradores:
¿Qué es un RFQ?
Una solicitud de cotización o RFQ es un proceso comercial estándar que una organización utilizará cuando desee comprar un producto o servicio específico. Normalmente, una empresa crea y emite una RFQ y los proveedores ofrecen cotizaciones de precios. Luego, la empresa elige la oferta más baja y firma un contrato con el proveedor preferido. Una solicitud de cotización se compone de distintos apartados que son clave para la empresa compradora y que por son determinantes en la elección de proveedores.
Una solicitud de cotización permite a los proveedores presentar ofertas por cuánto cobrarán por el producto o servicio exacto que está buscando. Una RFQ le permite elegir el mejor proveedor con el mejor valor porque incluye lo siguiente:
- Especificaciones exactas del producto que desea comprar, incluidas las cantidades.
- Una solicitud para que el proveedor detalle los costos para que pueda comparar las ofertas.
- Una fecha límite para enviar respuestas
- Un cronograma para la entrega del producto o servicio.
- Un sistema para comparar ofertas fácilmente
Tenga en cuenta que una cotización de cualquier proveedor potencial es solo eso: una cotización. No es una oferta en firme y una empresa no puede utilizar una solicitud de cotización como contrato o acuerdo formal. Una vez que extiende una oferta al proveedor y el proveedor acepta, entonces crea el contrato final.
¿Qué significa una RFQ en compras?
Los gerentes de compras y suministros emplean regularmente el proceso de Solicitud de Cotización como una forma principal de invitar a los proveedores a ofertar por un producto, como una pieza de hardware, o un servicio, como un contrato de mantenimiento. Como regla general, las personas utilizan el proceso de RFQ cuando buscan algo específico o cuantificable. La solicitud de presupuesto también es útil porque requiere que los proveedores detallen los costos para cada etapa de un producto o proyecto.
Como gerente de compras, este documento puede ser su mejor amigo cuando intenta obtener el mejor precio por un producto estandarizado. Los proveedores generalmente saben que están compitiendo para ofrecer un producto específico y ofrecerán ofertas competitivas que le permitirán ahorrar dinero. Las mejores ofertas también ofrecen condiciones de pago competitivas que pueden brindarle flexibilidad. Cuando proporciona detalles concretos sobre lo que desea comprar, obtiene cotizaciones de precios específicas que son fáciles de comparar.
Tipos de Solicitudes de Cotización
Las Request for Quatationlo ayudan a mantener bajos los costos al administrar el proceso de licitación. A continuación, se muestran varios tipos de solicitudes de cotización y cómo funcionan:
Oferta abierta
La RFQ está abierta a todos los proveedores potenciales. Las ofertas pueden abrirse durante el proceso para que las cotizaciones de precios se puedan revelar a otros proveedores que ofertan por el proyecto. Si bien esto puede ayudar a reducir los precios, también puede conducir a la fijación de precios o la colusión entre los proveedores.
Oferta sellada
El comprador abre todas las ofertas al mismo tiempo, una vez transcurrido el plazo de presentación. Los proveedores no conocen las cotizaciones enviadas por otros proveedores hasta que la empresa abre las ofertas. Las ofertas selladas pueden ayudar a combatir el fraude durante el proceso de licitación y proporcionar una capa adicional de transparencia. Esta opción es especialmente beneficiosa si está gestionando un proyecto público o gubernamental.
RFQ Electrónico
Una petición de oferta electrónica es un documento utilizado para solicitar un presupuesto, en el que un comprador elabora una lista detallada de los artículos que deben suministrarse o construirse, así como sus requisitos y especificaciones. Deben utilizarse cuando varios vendedores compiten por una misma oportunidad o cuando las limitaciones de tiempo exigen rapidez. Permiten a compradores y vendedores comunicarse electrónicamente para recibir rápidamente varios presupuestos con distintos precios y niveles de servicio. Además, las RFQ electrónicas pueden agilizar el proceso de compra automatizando gran parte del papeleo, lo que permite a los compradores comparar rápidamente varios presupuestos. En última instancia, las peticiones de oferta electrónicas deben utilizarse con moderación para ahorrar costes y aumentar la eficacia.
Invitado
A los proveedores específicos, generalmente aquellos con los que ya ha trabajado, se les pide que oferten por el producto. Puede utilizar este proceso con ofertas abiertas o selladas.
Subasta inversa
En una subasta típica, el vendedor espera obtener el precio más alto por un producto. Las Solicitudes de Cotización son una forma de subasta inversa. Si no obtiene el precio que desea a través de la primera ronda de una RFQ, puede pedir a los proveedores seleccionados que ofrezcan el precio más bajo por el producto que desea comprar.
Manual sobre cómo gestionar la cadena de suministro de una manera eficiente, seleccionando los mejores proveedores y protegiendo a nuestra empresa.
¿Cuál es la diferencia entre una RFP y RFQ?
Una RFQ es un componente crítico de su negocio. Sin embargo, durante el proceso de adquisición, muchas empresas confunden RFQ con RFP ( solicitud de propuesta ) o RFI ( solicitud de información ). En muchas organizaciones, es posible que vea que todo el proceso utiliza la abreviatura RFx (x significa cualquiera de las etapas de la adquisición).
Estas son las principales diferencias:
- Utilice una RFI si está recopilando datos o buscando ideas iniciales sobre un producto o servicio). Estás buscando información.
- Utilice una RFP si tiene una hoja de ruta para su solución empresarial, pero quiere que alguien le ayude a finalizar los planes y sea parte del proceso creativo. Buscas propuestas.
- Utilice una RFQ si sabe exactamente lo que quiere comprar y está buscando el mejor precio. Busca cotizaciones de precios.
Este gráfico muestra el proceso de RFx y cómo pasar de RFI a RFP y RFQ.
Es fácil entender por qué existe confusión entre RFP y RFQ: ambos utilizan el proceso de licitación para obtener la mejor solución al mejor precio y, a veces, las Request for Quatation son el paso inicial en una RFP. Como tal, las empresas pueden incluir RFQ como parte de una RFP o seguir el proceso de RFP. La diferencia entre los dos formatos es evidente en el resultado: una RFP pide a los proveedores que le ayuden con la solución de su problema comercial (la información cualitativa que necesita para tener éxito), mientras que una Solicitud de cotización pide a los proveedores que indiquen cuánto costará la solución (el información cuantitativa que puede medir).
Formato de RFQ
Una RFQ (solicitud de cotización) es un documento utilizado por una empresa para solicitar cotizaciones a diferentes proveedores con el objetivo de comparar precios y condiciones de compra y seleccionar el oferente más conveniente. Suele incluir información sobre el producto o servicio que se desea adquirir, las cantidades necesarias, las especificaciones técnicas requeridas, los plazos de entrega, las condiciones de pago y otros detalles relevantes.
El formato de una RFQ puede variar dependiendo de la empresa y del tipo de producto o servicio que se esté solicitando, pero en general, suele incluir los siguientes elementos:
- Encabezado: en este apartado se incluyen los datos de contacto de la empresa que está realizando la RFQ, así como el número de identificación de la RFQ y la fecha de emisión.
- Descripción del producto o servicio: en este apartado se detallan las características y especificaciones técnicas del producto o servicio que se está solicitando, incluyendo la cantidad necesaria, el uso previsto, las dimensiones, pesos, colores, etc.
- Plazos de entrega: en este apartado se especifican los plazos de entrega requeridos para el producto o servicio solicitado, incluyendo la fecha límite de entrega de las cotizaciones y la fecha de inicio de la prestación del servicio o entrega del producto.
- Condiciones de pago: en este apartado se detallan las condiciones de pago que se ofrecen a los proveedores, incluyendo el plazo de pago, la forma de pago (transferencia bancaria, cheque, etc.), el porcentaje de anticipo requerido, etc.
- Requisitos adicionales: en este apartado se pueden incluir otros requisitos que deben cumplir los proveedores, como por ejemplo la certificación ISO, la garantía de calidad, la capacidad de entrega, etc.
- Instrucciones para la presentación de cotizaciones: en este apartado se indican las instrucciones que deben seguir los proveedores para presentar sus cotizaciones, incluyendo la forma de presentación (por escrito, por correo electrónico, etc.), el plazo de entrega, la información que deben incluir en la cotización, etc.
- Anexos: en este apartado se pueden incluir documentos adicionales que complementen la información de la RFQ, como por ejemplo planos, especificaciones técnicas, muestras, etc.
