A medida que las cadenas de suministro se vuelven más complejas, las empresas necesitan formas confiables de evaluar cómo sus proveedores contribuyen al éxito comercial general. A esto le llamamos gestión de proveedores.
Centrada en identificar y fomentar relaciones de alto valor entre empresas en la cadena de suministro, la gestión de proveedores juega un papel importante en la gestión general de la cadena de suministro.
- ¿Qué es la gestión de relaciones con proveedores?
- 7 beneficios de la gestión de relaciones con proveedores
- El proceso de gestión de la relación con el proveedor
- Poner en práctica una estrategia de gestión de relaciones con proveedores
- 7 consejos para las mejores prácticas de gestión de relaciones con proveedores
- Soluciones de software de gestión de proveedores
¿Qué es la gestión de relaciones con proveedores?
La gestión de relaciones con proveedores (SRM) es el proceso de identificar a sus proveedores cruciales y gestionar las relaciones con esos proveedores.
Las cadenas de suministro de hoy están integradas globalmente y han superado las tácticas tradicionales de reducción de costos. Las empresas deben considerar la gestión de las relaciones con los proveedores como una forma de capitalizar las oportunidades comerciales ocultas.
7 beneficios de la gestión de relaciones con proveedores
La inversión de tiempo y recursos en las relaciones con sus proveedores siempre debe realizarse teniendo en cuenta los beneficios cuantificables. Estas son las principales formas en que la gestión de relaciones con proveedores ayuda a una empresa.
1. Reducción de costos
Buscar nuevos proveedores y negociar contratos es costoso y requiere mucho tiempo. Al identificar proveedores valiosos existentes, podrá optimizar continuamente las operaciones tanto para usted como para su proveedor.
2. Asegurar precios estables
El análisis de las relaciones con los proveedores y el fomento de una relación con los proveedores más beneficiosos le da a su negocio una ventaja para negociar términos de contrato más largos, niveles mínimos de pedido más adecuados y más.
3. Impulsar el crecimiento
La buena gestión de las relaciones con los proveedores tiene la transparencia en su núcleo. Esto alienta a ambas partes a monitorear su desempeño con el fin de mejorar la relación y hacer crecer cada uno de los negocios.
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4. Minimizar el riesgo de la cadena de suministro
Cuando las empresas tienen relaciones más transparentes con sus proveedores, están en una mejor posición para identificar y gestionar los riesgos de la cadena de suministro. También es menos probable que se vean comprometidos por actividades poco éticas o irresponsables de otras empresas en su cadena de suministro que salen a la luz.
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5. Fomento de la innovación
La excelente gestión de las relaciones con los proveedores crea oportunidades tanto para su empresa como para sus proveedores que crean valor a largo plazo.
6. Cumplir con las normas
Una relación sólida con sus proveedores y una mayor transparencia dentro de la cadena de suministro le permite a su empresa cumplir con sus compromisos regulatorios.
7. Aumento de la eficiencia
A medida que sus proveedores comprendan mejor sus necesidades comerciales, podrán minimizar activamente las demoras en la cadena de suministro. Y si surge algún problema, su relación establecida hará que la resolución del problema sea menos difícil.
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El proceso de gestión de la relación con el proveedor
Para obtener más valor de las relaciones con los proveedores, la SRM generalmente se divide en un conjunto de procesos complementarios, a saber: segmentación de proveedores, gobernanza de SRM, gestión del desempeño de proveedores y desarrollo de proveedores.
Segmentación de proveedores
Los proveedores deben dividirse en diferentes niveles según sus necesidades, características o comportamiento. También se pueden clasificar en función de:
- Dinero gastado
- Volumen de bienes / servicios suministrados
- Qué tan complejos son los bienes / servicios
- La amplitud de la base de suministro
Este proceso de segmentación es un primer paso esencial para una SRM eficaz. Los proveedores que son más importantes para su negocio necesitan un mayor nivel de participación. La agrupación de proveedores según diferentes criterios le permite dedicar recursos limitados a los grupos de proveedores adecuados. Los proveedores generalmente se dividen en tres niveles, siendo el más importante el nivel uno. Aquí es donde residirá la mayor parte del esfuerzo de gestión de las relaciones con los proveedores.¡La segmentación es un primer paso esencial para una SRM eficaz!
Gobernanza de SRM
El siguiente paso es acordar quién es el propietario de la relación con el proveedor internamente; puede ser una sola persona o varias partes interesadas. Los propietarios de la relación definen e impulsan la hoja de ruta estratégica. En el nivel superior, aquí es donde tanto su empresa como cada proveedor de primer nivel establecen objetivos y medidas operativas y métricas mutuamente acordados como parte del proceso de gestión del desempeño del proveedor.
Gestión del desempeño de proveedores
Esta etapa implica el establecimiento y seguimiento continuo de las medidas operativas establecidas por el / los propietario / s de la relación. Estas pocas medidas críticas se registran en un cuadro de mando del proveedor. El cuadro de mando se comparte tanto en la empresa como en sus proveedores en todos los niveles. Esto permite que la empresa y sus proveedores tengan una visión global compartida del desempeño de los proveedores.
Ambas partes deben monitorear y revisar los cuadros de mando de los proveedores con regularidad, identificar cualquier desviación de los requisitos mínimos de desempeño y abordar la causa raíz.
Desarrollo de proveedores
Los proveedores suelen ser un recurso sin explotar para la innovación, la mejora continua y la reducción de costes.
Una vez que se establezcan la segmentación de proveedores, la gobernanza de SRM y la gestión del desempeño, es posible aprovechar las actividades de valor agregado adicionales. Por lo general, esto implica actividades que crean valor a largo plazo para ambas organizaciones, como:
- Nueva penetración de mercado
- Desarrollo de productos
- Fusiones, adquisiciones o joint ventures
Poner en práctica una estrategia de gestión de relaciones con proveedores
Para muchas empresas, los enfoques de SCM de mejores prácticas que se enseñan en las escuelas de negocios y que utilizan las principales empresas pueden parecer fuera de su alcance. Sin embargo, en lugar de adoptar un enfoque de todo o nada, a menudo es mejor aplicar algunos de los elementos del proceso de SCM en función de los recursos disponibles actualmente.
A continuación, se muestran algunos de los principales empleados y prácticas involucrados en la SCM diaria que se pueden utilizar en una pequeña y mediana empresa típica.
Métricas de gestión de relaciones con proveedores
La mejora del desempeño de los proveedores comienza con la medición. Realice un seguimiento de estas métricas clave de SCM para comenzar a mejorar el desempeño de su proveedor.
- Plazo de entrega medio por proveedor
- Pedidos vencidos
- Tasa DIFOT
- Tasa de devoluciones de proveedores
- Variación del tiempo de entrega
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El gerente de relaciones con proveedores
En una empresa más grande, el gerente de relaciones con los proveedores tiene un rol de tiempo completo, mientras que para muchas PYMES el rol lo cumple un gerente de adquisiciones, un gerente de compras o un gerente de operaciones.
Cualquiera que sea el caso, el rol de un gerente de relaciones con proveedores es desarrollar y mejorar los procesos de proveedores para mejorar las relaciones. Entienden el negocio y los objetivos de sus proveedores. También pueden ver los problemas desde la perspectiva de los proveedores mientras equilibran las prioridades de su propio negocio. Sus responsabilidades pueden incluir:
- Desarrollar un cuadro de mando de proveedores
- Coordinar las actividades de la cadena de suministro entre socios.
- Proporcionar orientación técnica a las partes interesadas en la cadena de suministro.
Estructuras organizativas para la gestión de relaciones con proveedores
Hay algunas formas de configurar SRM a nivel organizacional. No existe un enfoque único para todos, ya que depende de qué tan grande sea su negocio, qué bienes / servicios proporcione, la complejidad de su cadena de suministro y más.
Los siguientes son algunos de los roles típicos en una jerarquía de SCM.
Un equipo formal de SRM
A nivel corporativo, este grupo facilita las actividades de SRM en todas las funciones y unidades de negocio. Dado que SRM es inherentemente multifuncional, este equipo necesita una combinación de habilidades comerciales, técnicas e interpersonales. Sus habilidades sociales serán cruciales para gestionar el cambio y desarrollar relaciones sólidas y de confianza.
Un gerente formal de SRM
Esta función puede ser una posición dedicada a tiempo completo, como se describió anteriormente, o las responsabilidades pueden incluirse dentro de una función más amplia, por ejemplo, un gerente de adquisiciones. Una vez más, esto depende de la complejidad y la importancia de las relaciones con los proveedores en cuestión y del tamaño de la empresa.
Un comité directivo multifuncional
Este equipo forma un vínculo entre las estrategias de gestión de relaciones con los proveedores y las estrategias comerciales generales. Si surge una disputa entre un gerente de relaciones y el proveedor, estas pueden derivarse al comité.
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7 consejos para las mejores prácticas de gestión de relaciones con proveedores
1. Alinee su estrategia comercial y su estrategia de gestión de proveedores
Asegúrese de que todas las partes interesadas del negocio estén comprometidas con la gestión de las relaciones con los proveedores y comprendan los requisitos y las actividades, tanto dentro como fuera de la organización. Su enfoque debe estar en la cadena de suministro extendida para que pueda monitorear toda la red de proveedores.
2. Gestionar el cambio
Entrar en una relación estratégica con el proveedor cambiará a cada organización asociada. Desarrolle un plan de comunicación claro para asegurarse de que todas las unidades de negocio conozcan sus roles y responsabilidades en SRM.
3. Fomentar la colaboración
Capacite a sus empleados en gestión de conflictos, resolución de problemas, habilidades para establecer contactos y otras denominadas habilidades blandas. Todo esto ayudará a cualquier personal que esté en contacto con los proveedores (y de hecho, los clientes) a formar y fomentar relaciones constructivas.
4. Elija métricas significativas
Las métricas de desempeño del proveedor y los KPI deben basarse en objetivos mutuamente definidos. Asegúrese de que el rendimiento de los KPI se comunique de forma abierta y frecuente.
5. Utilice un acuerdo de nivel de servicio.
Incorpore niveles de servicio y métricas adecuados en los acuerdos para que, cuando surjan problemas inesperados, pueda consultar los estándares establecidos y acordados.
6. Preste atención a la gestión de la información del proveedor.
Asegúrese de tener información precisa y detallada del proveedor almacenada en una plataforma centralizada. La información puede incluir detalles de contacto, contratos, ubicaciones de oficinas, cotizaciones, calificaciones de desempeño, puntajes de riesgo y más. Esto ayuda a su empresa a crear una evaluación más integral de los proveedores e interactuar con los proveedores individuales de manera más consistente.
7. Utilice la tecnología para simplificar el proceso.
La gestión de las relaciones con los proveedores puede ser una tarea administrativa que requiere mucho tiempo. Utilice la tecnología para minimizar la actividad que no agrega valor y obtener los mejores resultados de sus esfuerzos de SRM.
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Soluciones de software de gestión de proveedores
Una solución de gestión de proveedores, o software de gestión de proveedores, es cualquier plataforma que ayude a gestionar las relaciones con sus proveedores. Dependiendo del paquete, también puede ayudarlo a controlar los procesos comerciales a lo largo de la cadena de suministro, planificar y pronosticar la demanda, y más. Las características comunes de las soluciones de gestión de proveedores incluyen:
- Abastecimiento de proveedores
- Colaboración proveedor-comprador
- Gestión de información de proveedores
- Gestión de órdenes de compra
- La gestión del inventario
- Gestión de almacén y transporte
- Planificación de la cadena de suministro
- Transporte
Las soluciones específicas de gestión de relaciones con proveedores incluyen aplicaciones como SourceDay y SupplyHive. Estos se centran en la digitalización del proceso SRM en sí.
Otras soluciones incluyen SRM dentro de un ERP de gestión de la cadena de suministro más grande. Ejemplos de estos programas más grandes y complejos incluyen soluciones como Access Financials .
Mientras tanto, un tercer grupo incluye los llamados 'mejores de raza' aplicaciones que crean una solución de cadena de suministro de extremo a extremo mediante la combinación de un conjunto de basados en la nube integrados aplicaciones . Unleashed es un ejemplo de este enfoque. A menudo combinado con herramientas de contabilidad en la nube como Xero o QuickBooks, Unleashed incluye informes de desempeño de proveedores y administración de proveedores entre una serie de otras funciones, como administración de inventario, compras, administración de pedidos de venta y más.