¿Alguna vez ha tenido problemas para hacer compras efectivas? ¿Ha gastado más de lo que tenía presupuestado o comprado productos de baja calidad? No se preocupe, este artículo le brindará una guía detallada sobre el procedimiento de compras, desde la planificación hasta la evaluación de proveedores y productos.
Introducción
La compra de bienes y servicios es una actividad esencial en la mayoría de las empresas y hogares. El procedimiento de compras es el proceso mediante el cual se adquieren productos o servicios de proveedores externos. Este proceso puede ser complejo y, si no se realiza correctamente, puede tener un impacto negativo en la empresa u hogar. Es importante tener un procedimiento de compras bien definido y seguirlo de manera consistente.
Planificación de las compras
El primer paso en el procedimiento de compras es la planificación. La planificación implica determinar qué productos o servicios se necesitan, cuánto se debe gastar y cuándo se necesitan. Para hacer esto, es importante considerar los objetivos y necesidades de la empresa u hogar.
Determinación de necesidades
Antes de realizar una compra, es importante determinar exactamente lo que se necesita. Para ello, puede ser útil hacer una lista de las necesidades actuales y futuras de la empresa u hogar.
Establecimiento de un presupuesto
El establecimiento de un presupuesto es un paso crítico en el procedimiento de compras. Un presupuesto ayuda a controlar los gastos y a evitar compras innecesarias. Al establecer un presupuesto, es importante tener en cuenta los costos directos e indirectos, como los costos de envío y de almacenamiento.
Determinación de plazos
Es importante determinar cuándo se necesitan los productos o servicios. Esto puede ayudar a evitar compras de última hora y a garantizar que los productos estén disponibles cuando se necesiten.
Identificación de proveedores
Una vez que se ha realizado la planificación, es hora de identificar los proveedores adecuados para los productos o servicios necesarios. La identificación de proveedores implica buscar empresas que ofrezcan los productos o servicios necesarios y evaluar su capacidad para proporcionarlos.
Investigación de proveedores
La investigación de proveedores implica buscar empresas que ofrezcan los productos o servicios necesarios. Es importante investigar a los proveedores potenciales para determinar si son capaces de proporcionar productos o servicios de alta calidad a precios competitivos.
Evaluación de proveedores
La evaluación de proveedores implica evaluar la capacidad de los proveedores para proporcionar productos o servicios de alta calidad a precios competitivos. Es importante evaluar la calidad de los productos o servicios, el historial de entrega y el servicio al cliente.
Selección de productos o servicios
Una vez que se han identificado los proveedores adecuados, es hora de seleccionar los productos o servicios necesarios. La selección implica elegir los productos o servicios que cumplan con las necesidades de la empresa u hogar.
Comparación de productos o servicios
Es importante comparar los productos o servicios ofrecidos por diferentes proveedores. Esto puede ayudar a garantizar que se esté obteniendo el mejor valor por el dinero.
Elección del proveedor y productos
Antes de realizar una compra, es importante identificar los proveedores que pueden proporcionar los productos o servicios necesarios. La selección del proveedor puede basarse en factores como la calidad de los productos o servicios, el precio, la disponibilidad y la reputación del proveedor. También es importante identificar los productos o servicios específicos que se necesitan para garantizar que se estén haciendo compras efectivas y eficientes.
Proceso de compra
Después de haber identificado los proveedores y los productos o servicios necesarios, es hora de realizar la compra.
Elaboración de la orden de compra
La elaboración de la orden de compra es el siguiente paso en el procedimiento de compras. La orden de compra es un documento que detalla los productos o servicios que se están comprando, la cantidad y el precio.
Aprobación de la orden de compra
Antes de enviar la orden de compra al proveedor, es importante obtener la aprobación de la persona encargada de autorizar las compras. Esto puede incluir la aprobación del presupuesto, la cantidad de la orden y la selección del proveedor.
Envío de la orden de compra al proveedor
Una vez que se ha obtenido la aprobación, se debe enviar la orden de compra al proveedor. La orden de compra puede enviarse por correo electrónico, fax o correo postal.
Seguimiento de la orden de compra
Es importante realizar un seguimiento de la orden de compra para garantizar que los productos o servicios sean entregados en la fecha acordada. El seguimiento puede incluir la verificación del estado del pedido y la comunicación con el proveedor.
Recepción de los productos o servicios
Después de que los productos o servicios son entregados, es importante realizar una inspección para asegurarse de que se han recibido los productos correctos y que están en buenas condiciones.
Inspección de los productos o servicios
La inspección de los productos o servicios implica verificar que se han recibido los productos correctos y que están en buenas condiciones. Si se detecta algún problema, es importante comunicarse con el proveedor de inmediato.
Aceptación de los productos o servicios
Después de que se ha realizado la inspección, es importante aceptar los productos o servicios si cumplen con las especificaciones y requisitos de la empresa u hogar.
Evaluación de la compra
La evaluación de la compra es el último paso en el procedimiento de compras. La evaluación implica revisar el proceso de compra y determinar si se ha cumplido con los objetivos y necesidades de la empresa u hogar.
Análisis de la eficacia del proceso de compras
El análisis de la eficacia del proceso de compras implica revisar el proceso de compra y determinar si se ha cumplido con los objetivos y necesidades de la empresa u hogar. Esto puede incluir la evaluación del costo, la calidad y la eficiencia del proceso.
Evaluación del proveedor
La evaluación del proveedor implica revisar la capacidad del proveedor para proporcionar productos o servicios de alta calidad a precios competitivos. Si el proveedor ha cumplido con las expectativas, es importante considerar la posibilidad de establecer una relación comercial a largo plazo.
Conclusión
El procedimiento de compras es esencial para la adquisición de bienes y servicios en la mayoría de las empresas y hogares. Al seguir un procedimiento de compras bien definido, se puede garantizar la eficacia del proceso y evitar compras innecesarias o de baja calidad.